L’agenda collaboratif est un outil intégré à votre environnement de messagerie qui permet de noter vos événements (rendez-vous, déplacements, formation, …) et de pouvoir les partager avec vos collègues. L’outil facilite la gestion de votre journée et le travail collaboratif en permettant par exemple de vérifier la disponibilité d’un collègue, de l’inviter à une conférence ou de gérer une partie de son agenda.
La synchronisation à l’aide d’un protocole standard facilite la consultation et son utilisation sur les téléphones mobiles, ordinateurs de bureau ou tablettes.
Les opérations les plus courantes sont présentées ci-dessous et peuvent s’effectuer depuis un navigateur sans installation ou configuration particulière.
Partager son agenda
Par défaut, tout le personnel de l’académie pour consulter votre agenda. Vous avez la possibilité de modifier ce paramétrage, pour ne permettre l’accès qu’à certaines personnes ou permettre la création/modification d’événement directement dans votre agenda par un tiers (secrétaire, …).
Gérer la confidentialité de son agenda
Par défaut, tout le personnel de l’académie peut vous inviter à un événement. Vous avez la possibilité de modifier les règles, pour ne permettre l’accès qu’à certaines personnes ou permettre la lecture seule de votre agenda.
Définir la confidentialité d’un événement
La confidentialité d’un événement (rendez-vous…), est définie par le propriétaire à la création de l’événement. Cette confidentialité peut prendre les valeurs suivantes :
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- Public : Les informations de l’événement (libellé, lieu, objet,…) seront visibles par tous les collègues qui ont une autorisation de lecture ou d’écriture sur l’agenda.
- Privé : L’événement ne sera visible que par le propriétaire de l’agenda. Aucune autre personne ne pourra avoir connaissance de cet événement. Attention : Tout utilisateur autorisé à lire l’agenda ou à vérifier les disponibilités, ne verra pas l’événement et pourra donc en déduire que le propriétaire de l’agenda est disponible.
- Afficher uniquement la date et l’heure : Seules les dates de début et de fin de l’événement seront visibles. Le détail de l’événement n’est pas affiché aux utilisateurs habilités même s’ils ont les droits de lire l’agenda.
Inviter une personne
Lors de la création d’un événement, il est possible d’inviter d’autres collègues. L’invitation sera alors envoyée et affichée sur l’agenda de l’invité qui aura la possibilité d’accepter ou de refuser.
Remarque : Lorsque vous invitez une personne depuis l’interface Web, le système vous avertis immédiatement si vous ne disposez pas de l’autorisation. Votre collègue doit alors modifier ses paramètres de confidentialité afin de vous permettre de lui envoyer une invitation.
Vérifier la disponibilité
Lors de la création d’un événement, il est possible de vérifier la disponibilité des personnes invitées.
Attention : Cette opération n’est réalisable que sur les agendas dont les propriétaires auront au préalable donné la permission « vérifier la disponibilité » ou « inviter ».
S’abonner à un agenda
Pour visualiser l’agenda d’une autre personne, il est nécessaire de s’y abonner (opération unique). Pour cela, il faut préciser dans l’option « s’abonner à un agenda » le nom ou l’adresse électronique du collègue auquel vous souhaitez vous abonner. L’abonnement ne peut être réalisé que sur des agendas dont les propriétaires auront donné les droits en lecture. Le processus simplifié est le suivant :
» Accès au service : agenda.ac-nancy-metz.fr
» Synchroniser sur un ordinateur : Thunderbird / Outlook
» Synchroniser sur un téléphone : Android / iPhone / Blackberry